Kuisioner Evaluasi Sistem Informasi Manajemen pada Civitas Akademik Sekolah

Alat evaluasi dikatakan baik apabila mampu mengevaluasi suatu kinerja sistem dengan hasil seperti kondisi keadaan yang dievaluasi. Dalam menggunakan alat evaluasi ,dalam hal ini adalah kuisioner,diharapkan kita dapat mengetahui kebutuhan sistem dan pemakai dalam proses manajemen.

Berikut merupakan contoh kuisioner yang digunakan dalam mengevaluasi sistem informasi manajemen pada civitas akademik Sekolah Mengenah Atas, terbagi menjadi 2 kategori berdasarkan subyek pemakainya yaitu:

1. Guru/Staff

2. Siswa

Pembahasan evaluasi kuisiner ini meliputi:

1. Evaluasi Perangkat keras

2. Evaluasi prangkat aplikasi sistem informasi

3. Evaluasi SIM secara umum

4. Evaluasi SIM berbasis komputer

Berikut ini merupakan contoh soal kuisinernya:

 

Kisi-kisi UAS SIM

SOAL KISI – KISI
1.      Apa itu sistem? Berikan contoh !
Sistem adalah kumpulan elemen/komponen/bagian/yang saling berinteraksi/berhubungan untuk mencapai tujuan yang sama.
Contoh : sistem akuntansi penjualan, sistem akuntansi pembelian
2.      Apakah yang dimaksud dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen)? Sebutkan komponen fisiknya!
Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang diciptakan untuk tujuan bersama untuk kebutuhan pihak manajemen.
Komponen fisik : hardware, software, database, procedure brainware
3.      Dalam SIM dikenal dengan istilah Sistem Informasi Fungsional atau Sistem Fungsional Bisnis, sebut dan jelaskan sistem apa saja yang termasuk didalamnya!
  1. Sistem informasi akuntansi : Suatu sistem yang digunakan untuk menghasilkan informasi data mengenai perhitungan laba-rugi, laporan perubahan modal, dan neraca
  2.  Sistem informasi keuangan : Suatu sistem yang digunakan untuk menghasilkan informasi data mengenai laporan kas harian, rekap kas masuk dan keluar
  3. Sistem informasi manufaktur/produksi : Suatu sistem yang digunakan untuk menolong dan mendukung fungsi produksi
  4. Sistem informasi pemasaran : Suatu sistem yang digunakan untuk menghasilkan informasi data omset penjualan, target penjualan, dll
  5. Sistem informasi SDM : Suatu sistem yang digunakan untuk menghasilkan informasi data kepegawaian, misalnya tentang rekap absensi karyawan, data diri karyawan, dll
4.      Berikan contoh perbedaan antara SIM manual dan terkomputerisasi dalam sebuah Perusahaan!
NO
SIM Manual
SIM Terkomputerisasi
1.
Pemikiran masih abstrak
Pengolahan data lebih cepat dan akurat
2.
Responsif terhadap kejadiantak terduga
Kapasitas penyimpanan lebih besar, otomatis, efektif dan efisien
3.
Dapat mengemukakan argumentasi
Mudah dalam maintenance
4.
Data kurang akurat (kemungkinan human error)
Dapat berfungsi secara terus menerus
5.      Sistem Informasi berdasarkan dukungan kepada pemakai dibedakan menjadi 6, sebutkan dan jelaskan perbedaan masing-masing fungsi dan pemakainya !
  1. Sistem Informasi Manajemen (SIM) : suatu sistem yang diciptakan untuk tujuan bersama untuk kebutuhan pihak manajemen.
  2. Decision Support System (DSS) : suatu sistem yang interaktif berbasis computer untuk digunakan dalam pemodelan keputusan dan spesialisasi basis data dalam proses pengambilan keputusan manajerial dalam bentuk tidak terstruktur (menghasilkan langkah-langkah maupun presentase hasl yang dapat disimpulkan dari laporan yang telah ada)
  3. Excecutive Information System (EIS) : suatu sistem informasi manajemen yang dibuat untuk kebutuhan informasi strategis bagi para top manager, contoh : ERD, CRM, SCM
  4. Transaction Processing System (TPS) : suatu sistem yang digunakan untuk mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis seperti penjualan, pembelian, dan perubahan sik inventori
  5. Information Reporting System (IRS) : suatu sistem yang menyediakan informasi mengenai produk yang mendukung pengambilan keputusan bagu pengguna akhir manajerial yang diatur berdasarkan permintaan, periode (table, grafik, angka)
  6. Office Automation System (OAS) : suatu sistem yang memiliki tugas untuk mengumpulkan, mengelola, dan memgirimkan data dan informasi yang memaki office sebagai tools.
6.      Berikan contoh laporan hasil SIM !
          Pencatatan penjualan, sistem inventori, sistem akuntasi, laporan hasil penjualan, laporan produksi
7.      Sebutkan dan Jelaskan jenis-jenis sumber daya utama yang harus dikelolah oleh seorang Manajer?
  1. Hardware : terdiri dari seperangkat computer (central processing unit) berserta perangkat pendukungnya
  2. Software : pernangkat lunak yang berisi instruksi-instruksi kepad mesin untuk menghasilkan informasi dari data-data yang diolah
  3.  Spesialis : meliputi operator, programmer, sistem analis, koordinatorn personalia
  4.  User : merupakan pengguna/pemakai dari sistem yang ada
  5. Fasilitator : merupakan sarana dan prasaranayang merupakan komponen penunjang dalam proses suatu sistem
  6.  Basis data : kumpulan table, relasi, dari data-data yang kemudian diolah menjadi informasi
  7. Informasi/arsip : keumpulan berkas yang berisi informasi penting dan bermanfaat bagi penggunanya
8.      Berikan contoh dan penjelasan mengenai jenis-jenis sumber daya utama yang harus dikelolah oleh seorang Manajer? Misalnya Perusahaan Jasa Pendidikan Universitas Ma Chung
  1. Manusia : dosen, mahasiswa, staff
  2. Material : gedung, sarana dan prasarana
  3.  Mesin dan fasilitas : computer, LCD
  4. Uang
  5. Informasi : silabus, dokumen, materi pembelajaran, macsys
9.      Jelaskan dan berikan contoh mengenai perbedaan sumber daya fisik dan konseptual !
Perbedaan terletak pada penggunaannya. Sumber Daa Konseptual digunakan untuk mengolah sumber daya fisik.
10.  Jelaskan dengan gambar bagaimana perbedaan Pengaruh pada sumber informasi antar  tingkatan manajemen. Dan berikan contoh, misalnya di Universitas Ma Chung atau instansi lainnya ! 
no 10

11.  Mengapa pada tingkat Top Management, sumber  informasi lebih banyak diperoleh dari Eksternal atau lingkungan? Berikan contoh !

Karena pada tingkat Top Management akan membutuhkan banyak informasi dari luar perusahaan untuk bahan perbandingan dalam mengembangkan produksi di perusahaannya. Misalnya informasi mengenai market/pasar, konsumen, partner kerja, pesaing, dll
12.  Mengapa pada tingkat Low Management, bentuk informasi lebih banyak bersifat terinci dari pada ringkasan? Berikan contoh !
Karena pada tingkat Low Management bertugas untuk mencatat laporan secara detail dan terperinci agar informasi yang akan diberikan kepada pihak Manager akurat dan relevan, dan dapat disajikan dalam bentuk grafik. Misalnya, informasi tentang perhitungan pendapatan perusahaan yang harus detai perhitungannya.
13.  Mengapa informasi perlu dikelolah seperti sumber daya lainnya ?
Karena informasi juga termasuk kebutuhan kita, informasi perlu dikelola agar menjadi akurat dan relevan sejalan dengan perkembangan teknologi dan regulasi.
14.  Bagaimanakah manajemen informasi itu !
Manajemen informasi dapat dilihat dari tiga aktifitas sebagai berikut :
  1. Perencanaan : formulasi terperinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu dalam aktifitasmanajemen (palnning)
  2. Pengendalian : suatu proses untuk mengimplementasikan planning yang sudah dibuat. Peran manager dalam proses ini adalah mengontrol dan memonitoring pelaksanaan rencana tersebut untuk memastikan rencana dapat berjalan sebagaimana mestinya.
  3. Pengambilan keputusan : suatu proses pemilihan keputusan diantara berbagai alternatif yang ada .
15.  Mengapa dalam manajemen informasi terdapat fase membuang pada saat yang tepat ? berikan contoh pada departemen akuntansi misalnya !
Karena diperlukannya perubahan informasi yang baru untuk perbaikan dan kemajuan perusahaan.
Contoh : penyimpanan data keuangan memilii jangka waktu kadaluwarsa 10 tahun.
16.  Sebutkan dan jelaskan dengan gambar tentang tingkatan manajemen dalam sebuah Perusahaan!

no 16

17.  Mengapa Manajer pada puncak hirarki organisasi atau Top Manajemen disebut juga Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level) ?

Karena dalam sebuah bisnis perusahaan, yang membuat rencana bisnis adalah bagian Top Management, membuat rencana-rencana untuk menjalankan bisnis, membuat rencana bagaimana bisnis perusahaan bisa berkembang.
18.  Mengapa Manajer tingkat bawah atau Low Manajemen disebut juga Tingkat Pengendalian Operasional (Operational Control Level) ?
Karena manajer tingkat bawah turun langsung dalam proses opersional, tanpa harus memutuskan sendiri proses bisnis yang ada
19.  Manager wilayah, direktur produk, dan kepala divisi tergolong tingkat manajemen apa? Jelaskan !
Tergolong middle management, karena pada level manajemen ini, mereka memiliki wewenang yang seimbang yiatu menjalankan kegiatan bisnis yang sudah direncanakan oleh pihak manajemen tingkat atas tetapi memiliki wewenang keputusan yang terbatas.
20.  Sebutkan dan jelaskan masing-masing perbedaan antara 5 bidang fungsional perusahaan dalam SIM !
  1. Bidang pemasaran : merencanakan dan melakukan promosi suatu produk/jasa dengan tujuan untuk menarik perhatian konsumen
  2. Bidang manufaktur : membantu dan mendukung proses produksi suatu produk/jasa
  3. Bidang keuangan : mengatur dan merekap keuangan yang masuk dan keluar, laba-rugi suatu perusahaan
  4. Bidang jasa informasi : mencari informasi dari pihak luar perusahaan dan menyediakan informasi terkait perusahaan (produk/jasa) kepada pihak yang terkait (internal/eksternal)
  5. Bidang SDM : bertugas dalam bidang kesejahateraan karyawan, misal tentang perekrutan karyawan baru, mengurus slip gaji karyawan
21.  Mengapa Sistem Informasi Manajemen harus fleksibel?
Karena akan lebih mempermudah suatu sistem untuk berkembang mengikuti arus pola keadaan yang berubah-ubah dan juga sebagai bentuk antisipasi untuk waktu yang akan datang seiring kemajuan teknologi yang terus berkembang.
22.  Apakah perbedaan cara peremajaan data menggunakan Batch Processing dan Real time processing pada SIM?
Batch processing dan real time processing lebih digunakan untuk mengupdata data, perbedaanya yaitu :
  1. Batch processing : data dikelompok-kelompokkan setelah itu ditambahkan (add) ke table sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama
  2. Real time processing : data secara langsung ditambahkan (add) ke table saat terjadi transakti
23.  Mengapa Batch Processing relative lebih murah?
Karena tidak terlalu banyak memakan RAM memori maupun memori di dalam database
24.  Bagaimana jaringan kerja SIM?
Jaringan kerja SIM  terbagi kedalam beberapa proses, antara lain :
           1.      Information Reporting System (IRS)
           2.      Decission Support System (DSS)
           3.      End User Computing System
           4.      Executive Informastion System (EIS)
           5.      Expert System (ES)
           6.      Bussines Function Information System
           7.      Strategic Information System
25.  Apa saja elemen penunjang SIM?
           1.      Elemen SIM secara fungsional
                 a.       Sistem database
                 b.      Decission Support System
                 c.       Information Resource Management (IRM)
                 d.      User Machine System
                 e.       Synergystic Organization
           2.      Elemen SIM secara fisik
                 a.       Hardware
                        -          Input
                        -          Central processor
                        -          Secondary storage untuk data dan program
                        -          Output
                        -          Komunikasi
                 b.      Software
                 c.       Database
                 d.      Prosedur pengoperasian
                 e.       Model manajemen dan pengambilan keputusan
                 f.       Personalia pengoperasian
                 g.       Jaringan computer dan komunikasi data
                 h.      User atau SDM
26.  Berikan contoh perbedaan penerapan Expert System di bidang kedokteran untuk kalangan top, middle dan low manajemen?
  • Top            : Mengevaluasi expert system yang ada untuk membuat keputusan apakah expert system ini masih layak digunakan atau tidak.
  • Middle       : Menganalisis kembali hasil dari top manajer, dan merangkum hasil expert system yang dijalankan di operasional perusahaanLow    : Expert System membantu dalam hal operasional langsung ke konsumen
27.  Kenapa system database terdapat di elemen secara fungsional dan elemen secara fisik?Apa bedanya!
Karena database dapat dilihat dan berperan dalam kedua elemen tersebut.
  • Dalam elemen fungsional : database adalah  suatu sistem yang dibuat untuk melakukan pengolahan data yang baik dan berisi query-query, function, procedure, dll
  • Dalam elemen fisik : database adalah kumpulan table, relasi yang disimpan di dalam penyimpanan berupa pita komputer ataupun piringan
28.  Mengapa software di masukan kedalam elemen fisik?
Karena software merupakan bagian dari hardware dan kedua komponen ini memiliki dependency yang erat dalam proses functionalnya. Sehingga masuk ke dalam elemen fisik.
29.  Information Reporting System dan Decision Support System dikatakan sebagai system yang membantu dalam pengambilan keputusan. Lalu bedanya?
Bedanya terlihat dari bentuk laporan yang disajikan, yaitu :
  • IRM : laporan berbentuk table, grafik, dll yang merupakan hasil pengolahan data. User harus memutuskan sendiri dari hasil yang telah didapat
  • DSS : laporan biasanya berbentuk rapot, yaitu akumulasi dari perhitungan setiap jawaban. Sehingga kecenderungannya berupa angka, persentase , sebagai dasar untuk merujuk kepada keputusan tertentu yang direkomendasikan. DSS dapat memberikan saran untuk membuat suatu keputusan
30.  Apakah fungsi dari IRM( Information Resource Management)?
IRM berfungsi untuk mengklasifikasikan/mengelompokkan/menggolongkan informasi-informasi dalam sebuah perusahaan secara tersetruktur sesuai dengan pembagian fungsi dalam sebuah organisas, misal informasi-informasi hasil SIM dalam sebuah perusahaan yang dipilah-pilah berdasarkan departmennya (akuntansi, keuangan, manufaktur, HRD, pemasaran).
31.  Apakah peran SIM dalam menunjang manajemen?
Ada tiga peran SIM dalam kegiatan manajemen, yaitu :
            1.      Menungjang kegiatan bisnis operasional
            2.      Menunjang manajemen dalam mengambil keputusan
            3.      Menunjang keunggulan strategi kompetitif perusahaan
32.  Jika TPS dan OAS sama-sama mengumpulkan data, maka apakah perbedaannya?
1.      TPS : data yang diterima akan dikelola dari manual hinggan ke elektrik
2.      OAS : tools yang digunakan adalah office, komunikasi untuk lingkup perusahaan
33.  Berikan contoh DSS untuk ad hoc dan interaktif?
  1. Ad Hoc : Seringkali digunakan untuk group, misal pada acara televisi yang meminta bantuan kepada penonton melalui alat yang diberi hanya 2 pilihan ya dan tidak.
  2. Interaktif : Seringkali digunakan untuk perorangan, misal pada penentuan jadwal pertemuan kepala bagian dengan manajer yang dilakukan via e-mail.
34.  Apakah yang dimaksud dengan informasi kritikal?
Informasi kritikal adalah informasi yang dianggap kritis, yang mungkin berdampak sangat baik atau bahkan sangat buruk bagi perusahaan
35.  Berikan contoh peran SIM untuk strategi kompetitif perusahaan!
1.     Berani membuka harga porduk atau jasa yang ditawarkan kepada public
       - Menurunkan harga produk/jasa agar lebih menarik konsumen
2.     Mengembangkan produk yang ingin dijual
        -Pengemasan produk yang dapat menarik lebih perhatian konsumen
3.     Membuat cara baru bagaimana menjalankan produk/jasa yang dijual
       -Perusahaan Indofood memproduksi mie goring cabe ijo yang sebelumnya belum pernah dikeluarkan oleh mie instan lainnya
36.  Berikan contoh hasil evaluasi perangkat keras/lunak yang masih berlaku untuk menentukan penambahan sumber daya baru !
Contohnya yaitu setelah evaluasi perangkat keras/lunak, akan didapatkan data yang melaporkan bagaimana kondisi dari perangkat keras/lunak. Jika pada laporan tersebut terdapat kekurangan perangkat dalam pengoperasiannya, maka akan ada penambahan sumber daya baru seperti penambahan server, penambahan perangkat komputer dan lain –lain.
37.  Apa yang dimaksud perubahan “spooling” perangkat lunak ?
Spooling adalah suatu program dapat dikerjakan walaupun I/O masih mengerjakan proses lainnya dan disk secara bersamaan menggunakan data untuk banyak proses.
Contohnya pada printer, yang hanya dapat melayani satu pekerjaan pada waktu tertentu, namun beberapa aplikasi dapat meminta printer untuk mencetak.
38.  Jelaskan yang dimaksud metode sistem log dan observasi !
  1. Metode sistem log adalah suatu sistem yang biasanya mencatat tentang kinerja suatu perangkat dan akan melaporkan hasilnya jika terjadi error/kesalahan agar dapat segera dikertahui mengapa kesalahan tersebut dapat terjadi. Biasanya sistem ini dipakai untuk mengevaluasi kinerja dari perangkat lunak.
  2.  Metode sistem observasi adalah suatu cara untuk mengumpulkan data dengan mengadakan pengamatan secara langsung terhadap suatu objek dalam kurun waktu tertentu. Dalam hal ini, metode ini digunakan untuk mengamati kinerja perangkat keras maupun perangkat lunakuntuk dievaluasi apakah perangkat tersebut layak untuk digunakan atau tidak.
39.  Berikan contoh evaluasi kelayakan hokum pada aplikasi sistem informasi !
Contohnya adalah lisensi pada sebuah aplikasi yang mendukung sistem informasi yang sedang dijalankan. Misal pada server database yang berbayar yaitu Microsoft SQL server dan juga lisensi pada sistem operasi Windows 7.
40.  Perhitungan manfaat aplikasi SIM secara kuantitatif memiliki 2 sifat yaitu ekonomis dan non ekonomis. Berikan penjelasan disertai contoh perbedaannya!
  1.  Ekonomis : perhitungan manfaat SIM yang dapat dinilai secara nyata dan dapat dilihat secara langsung manfaatnya.
  2. Non ekonomis : perhitungan yang dinilai berdasarkan pada mutu hidup manusia atau good will yang dirasakan oleh setiap individu yang memakai SIM tersebut. Biasanya disebut juga penilaian yang hanya dapat dirasakan tetapitidak berbentuk nyata dan didinyatakan dalam bentuk kuantitatif.
Contohnya adalah pemakaian E-mail hotmail (OWA) di Universitas Ma Chung.
  • Ekonomis : peperless, yaitu bisa menghemat biaya.
  • Non ekomonis : user merasa dipermudah dalam mengumumkan pengumuma, merasa lebih modern, dll

Evaluasi Sistem Informasi Manajemen

Evaluasi SIM

Auditor Manager

Evaluasi Sistem Informasi Manajemen adalah mendefinisikan seberapa baik SIM dapat beroperasi pada organisasi yang menerapkannya untuk memperbaiki kinerja sistem di masa mendatang.

Pihak – pihak yang dapat melakukan evaluasi SIM yaitu :

  1. Tim Audit khusus, yang dikumpulkan untuk maksud tersebut yang diambil diantara para eksekutif organisasi yang bersangkutan.
  2. Tim audit intern, yang mengerjakan unit operasional.
  3. Organisasi konsultasi di luar organisasi.

Evaluasi dapat dilakukan pada serangkaian tingkat yang berbeda yaitu:

  1. Evaluasi sistem informasi secara menyeluruh
  2. Evaluasi sistem perangkat keras/ perangkat lunak
  3. Evaluasi aplikasi

Proses evaluasi bukan hanya menitikberatkan pada penentuan kelemahan dan keunggulan SIM saja, tetapi lebih dari itu adalah pada usaha-usaha perbaikan yang perlu dilakukan.

Tujuan evaluasi SIM adalah :

  1. Menilai kemampuan teknis SIM
  2. Menilai pelaksanaan operasional SIM
  3. Menilai pendayagunaan SIM

Evaluasi fungsi SIM adalah meliputi :

  1. Evaluasi sistem perangkat keras/perangkat lunak yang masih berlaku.
  2. Evaluasi sistem perangkat keras/perangkat lunak baru atau pengganti.
  3. Evaluasi aplikasi SIM.
  4. Penghitungan manfaat secara kuantitatif dari aplikasi SIM.
  5. Analisis biaya manfaat dari alternatif desain SIM.